Si vous décidez de ne pas faire appel à un organisateur d’événements pour planifier votre prochain séminaire d’entreprise et que vous avez besoin d’une source de référence pour commencer la planification, ne cherchez pas plus loin.
Ce guide a pour but de vous aider, vous et votre équipe, à organiser un séminaire entreprise réussi dont vous serez tous fiers !
Fixez un objectif
Votre séminaire doit avoir un objectif ou un but. Cela vous poussera à garder votre équipe concentrée sur les objectifs du séminaire. Les objectifs doivent également refléter les objectifs de l’entreprise elle-même.
Soyez organisé
L’organisation peut prendre différentes formes selon les besoins, il peut s’agir d’un calendrier en ligne qui permet de planifier les réunions à l’avance, de noter ce qui a été fait et d’attribuer des rôles à différentes personnes afin de ne pas oublier d’accomplir certaines tâches, ou simplement de dresser une liste de ce que vous devez faire pour réussir le séminaire.
Fixez un budget
Lors de la planification d’un séminaire d’entreprise, les responsables établissent généralement des budgets et des calendriers. Ces deux aspects peuvent s’avérer difficiles car ils nécessitent une compréhension des coûts et du temps nécessaire aux employés. Un budget sert à établir une estimation des coûts pour l’ensemble du projet, il exige des responsables qu’ils examinent attentivement toutes les dépenses, telles que les frais de déplacement, d’hébergement, de location d’équipement, de restauration, de location du lieu, les honoraires des conférenciers, le matériel de marketing, les cadeaux publicitaires, etc. Une fois les coûts totaux estimés déterminés, ils doivent être comparés au budget de l’organisation, si les coûts dépassent ce qui a été alloué, les responsables doivent soit réduire les dépenses, soit demander plus d’argent.
Date
Envisagez de fixer une date quatre à six mois avant la date de planification mentionnée plus haut. Cela donnera à vos invités et conférenciers suffisamment de temps pour prendre les dispositions nécessaires afin qu’ils puissent assister à votre séminaire.
Équipement et lieu
Il est essentiel d’aménager un espace qui permettra aux participants d’écouter confortablement, de poser des questions, de prendre des notes, etc. Par exemple, si votre séminaire s’adresse à des ingénieurs qui se familiarisent avec le tout dernier logiciel d’analyse, vous pouvez leur fournir des tableaux blancs pour qu’ils puissent écrire des équations ou des problèmes. Vous devez également vous assurer que tout votre équipement (haut-parleurs, ordinateurs portables, tableaux blancs, chaises) est prêt à l’avance pour éviter tout problème pendant le séminaire.
